Politique de confidentialité.

En vigueur : 1 janvier 2026. Dernière mise à jour : 23 mai 2026.

Setara Logistics Inc. (« Setara », « nous », « notre », « nos ») respecte votre vie privée. La présente politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements personnels lorsque vous visitez notre site Web, demandez une soumission, réservez un envoi, vous inscrivez à notre portail client ou interagissez autrement avec nous. Nous traitons les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du gouvernement fédéral, à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec telle que modifiée par la Loi 25, et aux autres lois provinciales applicables en matière de protection des renseignements personnels.

1. Portée et notre rôle

La présente politique s'applique aux renseignements personnels recueillis par Setara dans le cadre de la prestation de services de transit international, de transport routier, d'organisation du courtage en douane, d'organisation de l'entreposage et de services logistiques connexes, au profit d'entreprises au Canada et à l'étranger. La plupart de nos clients sont des organisations ; les renseignements personnels que nous recueillons sont en grande partie des données opérationnelles et de coordonnées des employés, propriétaires et représentants de ces organisations, ainsi que des renseignements sur les expéditeurs, destinataires et bénéficiaires figurant sur les documents d'expédition.

Setara est le responsable du traitement des renseignements personnels qu'elle recueille au sujet de ses clients, fournisseurs et visiteurs du site Web. Lorsque nous agissons pour le compte d'un client afin de déposer des déclarations en douane, des déclarations de sécurité ou des réservations auprès de transporteurs, nous traitons d'autres renseignements personnels à titre de prestataire de services du client, sur ses instructions.

2. Renseignements personnels que nous recueillons

Nous recueillons les renseignements personnels que vous nous fournissez directement, ceux qui figurent sur les documents d'expédition et de douane, ainsi que ceux générés automatiquement lorsque vous utilisez nos plateformes numériques.

Renseignements que vous fournissez directement :

• Nom, raison sociale, fonction, courriel, numéro de téléphone, adresse postale ;
• Adresses de facturation et de livraison, numéros d'entreprise (NE, TPS/TVH, TVQ), numéros d'identification fiscale ;
• Identifiants de connexion à nos portails client et transporteur ;
• Communications que vous nous adressez (courriels, messages dans le portail, billets de soutien, enregistrements d'appels lorsque l'avis est donné).

Renseignements figurant sur les documents d'expédition et de douane :

• Coordonnées de l'expéditeur, du destinataire, de la partie à aviser et des fournisseurs ;
• Factures commerciales, listes de colisage, certificats d'origine, connaissements et lettres de transport ;
• Formulaires d'autorisation du courtier en douane et coordonnées de l'importateur officiel ;
• Renseignements requis pour les déclarations de sécurité préalables (ACI eManifest de l'ASFC, ISF / 10+2 aux États-Unis, ENS de l'UE et équivalents) ;
• Description, valeur, classification SH et utilisation finale des marchandises.

Renseignements de paiement :

• Coordonnées bancaires ou de virement, instructions TEF et avis de remise ;
• Les renseignements de cartes de paiement sont traités par notre processeur de paiement conforme PCI-DSS. Nous ne conservons pas les numéros de carte au complet.

Renseignements recueillis automatiquement lorsque vous utilisez notre site Web ou notre portail :

• Adresse IP, type d'appareil, type de navigateur, système d'exploitation, URL de provenance ;
• Pages consultées, temps passé sur une page et événements d'interaction ;
• Témoins et technologies similaires. Voir la section 8.

3. Finalités pour lesquelles nous utilisons les renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels aux fins suivantes :

• Fournir des soumissions et exécuter les services que vous nous demandez d'exécuter, y compris l'organisation du transport, le dédouanement et les services logistiques connexes ;
• Déposer les déclarations douanières et réglementaires requises auprès de l'ASFC, du CBP, de l'Agence canadienne d'inspection des aliments, de la U.S. Food and Drug Administration, du U.S. Department of Agriculture et d'autres autorités de réglementation ;
• Communiquer avec vous au sujet des réservations, du statut des envois, des exceptions, de la facturation et des mises à jour de services ;
• Traiter les paiements, recouvrer les sommes en souffrance et exploiter nos fonctions comptables et de vérification ;
• Vérifier l'identité, prévenir la fraude et protéger notre réseau et nos systèmes ;
• Améliorer nos services, former notre personnel et développer de nouvelles offres ;
• Envoyer des communications de marketing lorsque vous avez donné votre consentement exprès conformément à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Vous pouvez vous désabonner en tout temps au moyen du lien figurant dans tout courriel commercial ;
• Respecter nos obligations légales, réglementaires et contractuelles.

Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels uniquement à des fins qu'une personne raisonnable jugerait appropriées dans les circonstances, et seulement avec le consentement de la personne lorsque la loi l'exige. Le consentement peut être exprès ou implicite, selon la sensibilité des renseignements et le contexte.

4. Communication à des tiers

Nous communiquons des renseignements personnels uniquement dans la mesure nécessaire à la prestation de nos services et au respect de nos obligations légales. Les destinataires comprennent :

• Transporteurs. Compagnies maritimes, transporteurs aériens, entreprises de camionnage, fournisseurs ferroviaires et transporteurs de camionnage portuaire qui assurent le déplacement physique de votre envoi.
• Partenaires courtiers en douane. Courtiers en douane agréés que nous mandatons pour déposer les déclarations pour le compte du Client.
• Autorités gouvernementales. ASFC, CBP, ACIA, FDA, USDA et autres autorités de réglementation lorsque la loi l'exige ou pour la mainlevée de la cargaison.
• Prestataires de services sous-traitants. Entrepôts, terminaux, courtiers et assureurs, autorités portuaires et parties agissant pour notre compte aux termes d'engagements de confidentialité écrits.
• Fournisseurs de technologie. Notre système de gestion des transports, la gestion documentaire, les fournisseurs d'intégration EDI/API, les fournisseurs d'hébergement, les outils de courriel et d'analyse.
• Conseillers professionnels. Comptables, vérificateurs et conseillers juridiques tenus à des obligations professionnelles de confidentialité.
• Banques et processeurs de paiement. Pour le traitement des paiements et des remises.
• Successeurs. En cas de vente, de fusion, de réorganisation ou d'une autre opération corporative, sous réserve que le destinataire accepte de traiter les renseignements conformément à la présente politique.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous ne louons ni n'échangeons de renseignements personnels à des fins de marketing.

5. Transferts transfrontaliers de renseignements personnels

Le transit international est par nature transfrontalier. Les renseignements personnels accompagnent nécessairement l'envoi, et nous pouvons transférer des renseignements personnels à des prestataires de services, à des transporteurs et à des autorités gouvernementales dans tout pays que touche votre cargaison, y compris les États-Unis, l'Union européenne, le Royaume-Uni et les juridictions asiatiques.

Lorsque nous transférons des renseignements personnels de résidents du Québec à l'extérieur du Québec, nous effectuons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à l'article 17 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, en tenant compte de la sensibilité des renseignements, des finalités du transfert, des protections (y compris contractuelles) qui s'appliquent et du cadre juridique de la juridiction de destination. Lorsque l'évaluation indique que les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate, nous procédons ; lorsque des garanties contractuelles sont requises, nous les mettons en place.

Les renseignements personnels transférés à l'extérieur du Canada sont assujettis aux lois de la juridiction de destination et peuvent être accessibles aux tribunaux, aux organismes d'application de la loi et aux autorités de sécurité nationale de cette juridiction conformément à leurs lois applicables.

6. Décisions automatisées

Nous n'utilisons pas actuellement de renseignements personnels pour rendre des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets significatifs pour les personnes concernées. Si nous commençons à le faire, nous en informerons les personnes concernées au moment de la décision ou avant, expliquerons les principaux facteurs et paramètres utilisés et offrirons la possibilité de présenter des observations ainsi que de demander qu'une personne procède à une révision de la décision, conformément à la loi applicable.

7. Conservation

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été recueillis et au respect de nos obligations légales, après quoi nous les détruisons ou les anonymisons de manière sécuritaire. Périodes indicatives de conservation :

• Registres douaniers. Au moins 6 ans à compter de la fin de l'année civile de l'importation, conformément aux exigences de tenue de registres de l'ASFC et du CBP.
• Registres comptables et fiscaux. 6 ans conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu (Canada) et à la Loi sur la taxe d'accise (Canada).
• Registres d'expédition et d'exploitation. En général 7 ans à compter de l'achèvement de l'envoi.
• Données de contact à des fins de marketing. Jusqu'au retrait de votre consentement ou après une période d'inactivité.
• Analyses Web. De manière agrégée, jusqu'à 26 mois.

8. Témoins et analyses Web

Nous limitons les témoins au minimum. Nous utilisons un petit nombre de témoins fonctionnels de première partie pour faire fonctionner le site Web, par exemple mémoriser que vous avez fermé notre avis sur les témoins et maintenir l'état de session dans le portail client. Pour l'analyse du site, nous utilisons un outil d'analyse respectueux de la vie privée et sans témoins, qui ne dépose aucun témoin, ne vous suit pas d'un site à l'autre et ne crée pas de profil publicitaire ni ne recueille de renseignement qui, à lui seul, vous identifie. Nous n'utilisons pas de témoins publicitaires intersites et ne partageons pas de renseignements avec des régies publicitaires aux fins de publicité comportementale. Vous pouvez bloquer ou supprimer les témoins dans votre navigateur ; certaines fonctionnalités du portail pourraient en être affectées. Au Québec, lorsqu'une technologie que nous utilisons pour recueillir des renseignements personnels offre des paramètres de confidentialité, ceux-ci sont réglés par défaut au niveau de confidentialité le plus élevé, conformément à la loi.

9. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de sauvegarde techniques, organisationnelles et physiques raisonnables sur le plan commercial, proportionnelles à la sensibilité des renseignements, notamment :

• Chiffrement des données en transit (TLS) et au repos pour les systèmes sensibles ;
• Contrôles d'accès fondés sur les rôles et principe du moindre privilège ;
• Authentification à plusieurs facteurs pour les accès d'administration ;
• Journalisation, surveillance et revues de sécurité périodiques ;
• Obligations de confidentialité pour le personnel et les sous-traitants ;
• Diligence à l'égard des fournisseurs traitant des renseignements personnels.

Aucun système n'est parfaitement sécurisé. Si vous croyez que votre compte ou vos renseignements personnels ont pu être compromis, veuillez communiquer sans délai avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels.

10. Incidents de confidentialité et notification d'atteinte

Nous maintenons un processus d'intervention en cas d'incident de confidentialité. Lorsqu'un incident de confidentialité survient et présente un risque réel de préjudice sérieux pour une personne, nous aviserons la personne concernée et l'autorité de réglementation appropriée (le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada en vertu de la LPRPDE, la Commission d'accès à l'information du Québec en vertu de la Loi 25, ou toute autre autorité applicable), selon ce que la loi exige, et nous tiendrons un registre des incidents de confidentialité.

11. Vos droits

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous avez le droit :

• d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
• de faire rectifier des renseignements inexacts ou incomplets ;
• de retirer votre consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et de notre capacité à continuer de fournir les services ;
• de demander la suppression ou la désindexation de renseignements personnels dans certaines circonstances prévues par la loi québécoise ;
• de recevoir une copie portable des renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, conformément à la loi applicable ;
• de déposer une plainte auprès de notre Responsable de la protection des renseignements personnels, du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, de la Commission d'accès à l'information du Québec ou de toute autre autorité de surveillance applicable.

Pour exercer l'un de ces droits, communiquez avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels à l'aide des coordonnées ci-dessous. Nous répondrons dans les 30 jours, ou nous vous aviserons dans ce délai si un délai supplémentaire est requis.

12. Enfants

Nos services s'adressent à des entreprises et non à des particuliers, et nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'enfants. Si vous croyez que nous détenons des renseignements personnels concernant un enfant, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels.

13. Responsable de la protection des renseignements personnels et coordonnées

Nous avons nommé un Responsable de la protection des renseignements personnels chargé de la conformité aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. Pour communiquer avec notre Responsable au sujet de questions, de demandes d'accès ou de rectification, ou de plaintes :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Setara Logistics Inc.
Courriel : [email protected]

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca) ou, pour les questions relevant de la loi québécoise, avec la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

14. Langue

La présente politique est publiée en français et en anglais. Conformément à la Charte de la langue française, la version française fait foi pour nos opérations québécoises.

15. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique au gré de l'évolution de nos pratiques et de la législation. Les modifications importantes seront communiquées par la publication de la politique mise à jour sur la présente page au moins 30 jours avant leur prise d'effet. La date de « Dernière mise à jour » au haut de la présente page reflète la version courante.